Timeworks ohjeet

Päivittyvät ohjeet Timeworks- järjestelmän käyttöön. Päivitetty 16.1.2025

Ohjeen järjestysluettelo:

• Käyttöongelmat ja palautteet
• Näin kirjaudut järjestelmään
  • Ongelmat kirjautuessa
• Tilojen varaaminen – Varauspyynnöt
• Yhdistysten ja yritysten puolesta asioiminen
• Omat varaukset ja omat tiedot
• Varausten peruuttaminen
• Vuorohakemukset
  • Vakiovuoro kaudelle (tulevien kausien vuorohaut)
  • Yleinen avoin haku (tapahtumavuorojen haku)

Käyttöongelmat ja palautteet

Timeworks on kehitysvaiheessa oleva varausjärjestelmä ja arvostamme kaikkea palautetta, jonka avulla voimme kehittää ja ratkoa järjestelmän käyttöön liittyviä ongelmia. Jotta palautteet tulevat huomioitua systemaattisesti, jätäthän ne ja muut yhteydenottopyynnöt Timeworks järjestelmän käyttöön liittyvistä huomioista, epäkohdista ja vikatilanteista tämän lomakkeen kautta: https://q.surveypal.com/Timeworks-palaute

Näin kirjaudut järjestelmään

Yksityishenkilönä tai yhdistysten ja yritysten puolesta asioidessa valitse aina Suomi.fi tunnistus. Tunnistautumatta varauksia ei voi viedä loppuun.

Pirkkalan kunta organisaation puolesta asioidessa valitaan Pirkkala login. Sisäisille käyttäjille löytyy omat ohjeet Pirkut- intrassa.

Ongelmat kirjautuessa

• Tunnistautumisen jälkeen sivu jää joskus looppiin ja pyytää kirjautumaan aina vain uudelleen. Tämän voi ohittaa siirtymällä järjestelmässä muulle sivulle vasemmassa olevasta vihreästä kategoriavalikosta.
• Jos pankkisi verkkopalveluihin kirjautumisessa on häiriöitä, ei pankkitunnistautuminen välttämättä onnistu. Seuraa pankkisi häiriötiedotteita ja kokeile myöhemmin uudestaan.

Tilojen varaaminen – Varauspyynnöt

Tilojen varaaminen vaatii aina suomi.fi- tunnistautumisen (=pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella tunnistautuminen).

Asioidessa tietokoneella, tunnistautumisen jälkeen:

• Etsi haluamasi tila, aika ja lisää se ostoskoriin.
• Siirry ostoskoriin oikeasta sivupalkista painamalla Siirry maksamaan.
• Täytä varaukselle julkinen aihe. Älä koskaan kirjoita mitään henkilötietoja tähän.
• Lue ja hyväksy varausehdot.
• Valitse maksutapa:
  • Verkkomaksu (Hyväksytyn varauksen mukana saat linkin verkkomaksua varten)
  • Maksu kassaan (Käytössä vain vapaa-aikakeskuksen tiloissa. Valitse kassaan maksu myös silloin, kun maksat vapaa-aikakeskuksella liikuntaeduilla)
  • Laskutus (Vain laskutusasiakkaille. Laskutusraja 10€)
• Paina lähetä ja saat sähköpostiviestin, että varauspyyntösi on lähetetty käsiteltäväksi.
• Saat uuden sähköpostiviestin, kun varauksesi on hyväksytty tai hylätty. Lue viestin ohjeet huolella. Jos maksutapana on verkkomaksu, saat hyväksymisviestin mukana maksulinkin.

Yhdistysten ja yritysten puolesta asioiminen

Suomi.fi- tunnistautumisen ja omien tietojen täyttämisen jälkeen voit hakea valtuutusta toimia organisaation puolesta Omat tiedot- sivulla Asiointiroolit- välilehdellä. Hae yhteisöä, johon haluat liittyä, kirjoittamalla yhteisön virallinen koko nimi organisaatio ruutuun ja paina hae.

Jos organisaatiota ei löydy haun kautta, organisaation vastuuhenkilön tulee ensin ilmoittaa organisaatio lisättäväksi. Uusi organisaatio lisätään valitsemalla ruudun ”Lähetä asiointirooli uuteen organisaatioon” ja täyttämällä yhteisön tiedot. Pirkkalan kunta käsittelee organisaatioiden lisäyspyynnöt ja saat Asiointiroolin hyväksymisestä tiedon sähköpostiisi. Huomioithan, että Omat tiedot- sivulla tulee olla sinulla täytettynä sähköpostiosoite, jotta asiointirooli voidaan hyväksyä onnistuneesti. Uutta varausta organisaation puolesta tehdessä, muista lopuksi valita alasvetovalikosta kyseinen organisaatio varaukselle.

Omat varaukset ja omat tiedot

Omat varauspyynnöt ja varaukset näkyvät sivulla Omat tiedot, jonne pääset klikkaamalla omaa nimeäsi ruudun oikeassa ylänurkassa. Ennen 16.9.2024 tehdyt varaukset eivät automaattisesti näy Omat tiedot sivulla, vaan vaativat varausten erikseen yhdistämisen, joka voidaan tehdä sen jälkeen, kun olet kertaalleen kirjautunut järjestelmään. Jos et näe omia ennen 16.9. tehtyjä varauksiasi kirjautuessasi, ole yhteydessä kunnan asiointipisteelle.

Asiakas on velvollinen tarkistamaan anottujen ja hyväksyttyjen varausten tiedot sekä ylläpitämään asiakastiedot ja varaustiedot aina ajantasalla.

Varausten peruuttaminen

Kirjaudu järjestelmään ja siirry Omat tiedot sivulle klikkaamalla omaa nimeäsi ruudun oikeassa ylänurkassa. Valitse vuoro, josta haluat lähettää peruutuspyynnön ja paina Pyydä peruutusta. Peruutuspyynnöt käsitellään peruutusehtojen mukaisesti.

Peruutuspyyntöjen lähettämisessä on havaittu ongelmia. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä tilavarauspalveluun.

Vuorohakemukset

Hakemuksia voi jättää vain kirjautuneena.

Kaikki tulevien kausien hakuajat ja hakemukset löytyvät vasemman palkin kategoriasta Uusi vuorohakemus.

Siirry sivulla halutulle välilehdelle:

1. Vakiovuoro kaudelle (tulevien kausien vuorohaut)
2. Yleinen avoin haku (tapahtumavuorojen haku)

Aina jos teet hakemuksen organisaation puolesta, muista ensin anoa asiointiroolia organisaation puolesta toimimiseen tällä sivulla olevan ohjeen mukaisesti. Jos et tee hakemusta organisaatioroolilla, kirjautuu hakemusvuoro sinulle henkilökohtaisesti maksettavaksi.

Järjestelmässä voi tehdä yhden hakemuksen per kohde. Jos haet vain yhtä toistuvaa vuoroa viikossa kirjaa vain yksi vuorotoiverivi ja kirjoita lisätietokenttään mitkä kaikki tilat soveltuvat käyttöönne tai rastita tilojen yläpuolella kohta “mikä tahansa käyttötarkoitukseen soveltuva kohde käy”. Toimi samoin tapahtumavarauksissa, että kirjaat kaikki halutut tilat lisätietoihin.

1. Vakiovuoro kaudelle

Kun tallennat vuorohakemuksen saat sähköpostiisi vahvistuksen hakemuksen lähettämisestä otsikolla: Vuorohakemus [hakemusnumero] on luotu ja hakemus siirtyy käsittelyyn.

Hakuajan päätyttyä vapaa-aikapäällikkö tekee vuorojenjakopäätöksen hakemusten perusteella ja vuoroja hakeneet saavat seuraavalla tavalla otsikoidun sähköposti-ilmoituksen:

• Hakemanne vuorot hakemuksella [hakemusnumero] odottavat käsittelyäsi.
  Tämä tarkoittaa, että vuorot odottavat vastaanottoasi. Vuoro siis myönnetään teille, kunhan täytätte järjestelmässä kaikille varausajoille vuorojen tarkat tiedot, vuorojen vastuuhenkilöt ja muut lopulliset vuorotiedot määräaikaan mennessä. Omiin hakemuksiin pääset kirjautumisen jälkeen klikkaamalla omaa nimeäsi oikeassa ylänurkassa ja siirtymällä Omat tiedot- sivulla Omat hakemukset- välilehdelle. Valitse Vastaanota vuorot ja kyseisten varaustietojen alla Muokkaa tietoja, niin pääset lisäämään puuttuvat tiedot. Paina lopuksi Tallenna ja Lähetä vastaanottoilmoitus. Varaustiedot siirtyvät takaisin käsittelyyn Pirkkalan kunnalle. Käsittelyn jälkeen saat jomman kumman alla olevan ilmoituksen.
• Hakemanne vuorot hakemuksella [hakemusnumero] hylätty
  Hakemianne vuoroja ei ole myönnetty. Lisätiedot vapaa-aikapäälliköltä.
• Hakemanne vuorot hakemuksella [hakemusnumero] myönnetty
  Hakemanne vuorot ilmoittamillanne tiedoilla on vahvistettu tällä viestillä.
  

Kun vuorot on myönnetty, vastaanotettu ja käsitelty, vuorot astuvat voimaan sellaisenaan. Asiakas on vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Vuorojen avaimet luodaan ja luovutetaan vain varaustietojen mukaisille vastuuhenkilöille.

Lisätiedot kausittaisten vuorojen hakuprosessista.

2. Tapahtumavuorojen anominen

Täytä varaushakemus silloin, kun tapahtumavarauksellesi ei löydy suoraan vapaata aikaa ja varaus tulisi muiden käyttövuorojen päälle tai tapahtuma sijoittuu tuleville käyttökausille, jotka eivät vielä ole avoinna. Lomake löytyy kategoriasta Uusi vuorohakemus ja Yleinen avoin haku. Hakemus saapuu Pirkkalan kunnalle käsiteltäväksi ja saat sähköpostitse viestin, kun tapahtumavaraus on joko hyväksytty tai hylätty.

Jos tapahtumahakemukselta puuttuu tietoja, sitä ei voi käsitellä valmiiksi ja se palautuu sinulle takaisin käsittelyyn. Saat sähköposti-ilmoituksen otsikolla: Hakemanne vuorot hakemuksella [Number] odottavat käsittelyäsi. Omiin hakemuksiin pääset kirjautumisen jälkeen klikkaamalla omaa nimeäsi oikeassa ylänurkassa ja siirtymällä Omat tiedot- sivulla Omat hakemukset- välilehdelle. Valitse vastaanota vuorot ja kyseisten varaustietojen alla Muokkaa tietoja, niin pääset lisäämään vastuuhenkilön tiedot. Paina lopuksi Tallenna ja Lähetä vastaanottoilmoitus.

Huomaathan peruessa erityisesti tapahtumavuoroja, että mahdollisesti alle jääneet vuorot eivät palaudu käyttöön automaattisesti, kuten Timmissä, joten peruutuksen yhteydessä muista ilmoittaa, jos sinulla on tilalle palautettavia vuoroja.